A veces me preguntan mi método para gestionar las tareas de mis proyectos, quieren saber como me organizo, si es con papel, con un programa, con web, etc, pues bien, hoy no voy a responder la pregunta de que metodología uso hoy va a hablar de que herramienta uso para gestionar mis tareas, mejor dicho, que metodología uso, y esta no es otra que SCRUM mi sistema se basa en la organización de tareas con SCRUM.
O sea que te voy a hablar de SCRUM, ¿de que? De SCRUM…
Si no conoces SCRUM hay un montón de documentación por Internet pero yo te diré que es una metodología que se usa para trabajo en equipo, pero que yo le he dado una pequeña vuelta para que funcione para trabajar de forma individual.
Primero vamos a definir que es SCRUM
SCRUM es una metodología Ágil de trabajo que permite focalizarte solo en las tareas que te programas para hacer, dicho de otra forma, un día a la semana decides (planificas) lo que vas a hacer esa semana (o periodo de tiempo) y solo puedes hacer esas tareas, solo esas, solo esas insisto, solo te puedes perdonar un incendio, es decir que algo muy grave de un cliente te haga variar planes, pero nunca se debe realizar ni una sola tarea no planificada.
Mi día de inicio, en el que decido que voy a hacer durante la semana es el lunes y lo que hago es planificar las tareas de la semana, es decir decido que voy a hacer hasta el próximo lunes.
Al lunes siguiente las tareas no hechas pasan a al BackLog otra vez y se deciden nuevas tareas que pueden incluir las antiguas (o no) para la siguiente semana.
Para ser técnicos esta semana de tareas planificadas se llaman Sprint, cada periodo que tú decides (una semana, 15 días, no se recomienda más) es un sprint y durante ese sprint solo se pueden realizar esas tareas, y si se acaban se acaba el sprint y se empieza otro, el motivo de que sean cortos es para darle potencia y para dejar entrar proyectos que requieren más urgencia.
Hablemos de historias y tareas
En la organización de tareas con SCRUM cada proyecto es una historia, es decir crear la página web en WordPress para mudanzas Manolo” es una historia y esa historia se divide en tareas, muy pequeñas de corta duración como por ejemplo:
Instalar WordPress, Instalar Plantilla, subir textos a la Home, retocar imágenes, Verificar el SEO de la Home y te diría que cada tarea debería durar menos de un día, si va a durar más hay que dividirla en subtareas.
Cada tarea es de un cliente (de una historia), tiene una prioridad, unas horas estipuladas y una fecha de finalización que suele ser el final del sprint.
¿Vale y como monto eso?
Necesitamos una pizarra magnética blanca o un corcho, una caja de tarjetas, un rotulador y unos imanes (o chinchetas) de los chinos.
¿Nada más? Nada más, bueno un boli, venga.
Cogemos la pizarra y la dividimos (con un rotulador) en 4 partes verticales con el rotulador y a cada parte le ponemos un título: Backlog, TODO, In Progress y Done.
Ahora vamos a coger las tarjetas y en cada una vamos a anotar en la parte superior el proyecto o historias, el nombre de la tarea, la prioridad (puede ser en color), las horas que estimamos y la fecha de entrega.
Una vez tengamos todas las historias creadas van todas a la parte de backlog aguantadas con un imán o pincho.
Si quieres puedes tener un color de imán por historia o usar una tarjeta o postIt de colores diferentes, al gusto.
Es lunes, a currar, toca organización de tareas mediante SCRUM
Buenos días buenos días, miras el BackLog, analizas la semana y calculas las horas que te quedan para poder realizar proyectos, contando que tienes 5 días laborales, que tienes dos formaciones y que el lunes comes con el primo Antonio y que el miércoles por la mañana llevas a la peque al pediatra.
Bien, de 40 horas me quedan 30, ¿que puedo hacer?
Miro las tareas que quiero hacer y que tienen la fecha de entrega más próxima y que súman las horas que puedo destinar a proyectos está semana y las muevo al TODO.
Ojo peligro, prefiero que tengas que mover una tarea del backlog a media semana o cerrar el sprint antes que tener que devolver tareas el lunes.
Bien tengo ya el BackLog a rebosar, el TODO con las tareas que quiero hacer durante este Sprint.
Esto se cierra aquí, armando rampas que dice el comandante, lo que no está en el TODO no se hace, insisto lo que no está en el TODO no se hace.
Y ya podemos empezar por una de las tareas, simplemente la muevo al InProgress y cuando la termino la muevo a DONE.
Objetivo, que todo este en TODO, ojo hecho, probado testado cuando algo llega al DONE es que se puede mostrar al cliente sin que falle nada.
Si quieres se puede añadir una columna de verificación, pero yo verifico antes de pasar al DONE.
Resumiendo
Para mi es una metodología muy buena y yo ya la usaba para trabajo en equipos en empresas en las que había estado, da un resultado fantástico porque se focaliza mucho el trabajo, y eso para mi es vital porque soy de ir a salto de mata si un cliente me dice algo, llevo mal las urgencias.
Llevo un año usándola un poco en plan ”chapu” pero des de este año la uso con plena conciencia y he terminado 3 proyectos enquistados.
Esta metodología en pizarra a tiene una parte tecnológica que me ayuda a controlar los procesos, pero esto ya es otro post.
Espero que te haya servido y si te animas ya me contarás que tal, ahora que ya sabes que mi organización de tareas funciona con SCRUM.